En una reciente resolución, la Superintendencia de Sociedades ha impuesto una sanción a empresa multinacional de Fertilizantes debido al incumplimiento de las directrices establecidas en el Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE). 

La sanción, que suma 100 millones de pesos, se fundamenta en la falta de acatamiento a las normas y procedimientos especificados en el Capítulo XIII de la Circular Básica Jurídica.

Detalles de la sanción:

• Principio de Legalidad: Se constató que la empresa. no cumplió con las normas preestablecidas que rigen la conducta reprochable, tal como lo exige el principio de legalidad. Esto incluye la necesidad de que las infracciones y sanciones estén predeterminadas por la ley.
• Incumplimiento de Directrices: La entidad reguladora verificó que la empresa no siguió los procedimientos de diseño y aprobación, así como la identificación, evaluación y control del riesgo de Corrupción y Soborno Transnacional (C/ST) especificados en el numeral 5.1.1 y subsiguientes del Capítulo XIII.
• Autoprotección del Orden Jurídico: La sanción se enmarca dentro del poder sancionador estatal, que busca preservar el orden jurídico institucional mediante la imposición de disciplinas que contribuyen a la realización de los cometidos de la administración pública.

La falta de cumplimiento no solo infringe las órdenes regulatorias, sino que también expone a la empresa a riesgos significativos y repercute negativamente en los intereses jurídicos protegidos por la Superintendencia. Este caso resalta la importancia de la adherencia a los programas de transparencia y ética empresarial como mecanismos fundamentales para la protección contra prácticas indebidas y la promoción de un entorno de negocios justo y transparente.

Esta resolución marca un precedente importante en la vigilancia y control de las prácticas empresariales, subrayando el compromiso de la Superintendencia de Sociedades con la legalidad y el debido proceso en la imposición de sanciones administrativas.

Basándonos en el documento sanción emitida recientemente por la Superintendencia de Sociedades expuesto en su página web, se da presuntamente por falencias en el PTEE en el caso que involucra a la filial colombiana de una multinacional de fertilizantes, podemos sacar varias conclusiones y recomendaciones para los oficiales de cumplimiento:

1. Importancia de la Adaptación Local:

Los programas de cumplimiento, como el Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE), deben adaptarse al contexto legal y operativo específico del país donde opera la filial. Las directrices globales pueden proporcionar un marco, pero las particularidades locales son cruciales para la efectividad y el cumplimiento.

1. Tiempo y Actualizaciones:

Los programas de cumplimiento deben actualizarse puntualmente en respuesta a nuevas regulaciones. El PTEE de la empresa de fertilizantes estaba desactualizado, ya que se había implementado inicialmente antes de que se emitiera el capítulo relevante de la Circular Básica Jurídica.

1. Consideraciones de Idioma:

Los documentos clave de cumplimiento, como las matrices de riesgos, deben prepararse en el idioma local para asegurar que todo el personal relevante pueda entender e implementar las medidas de manera efectiva. El uso de una matriz de riesgos en inglés fue considerado insuficiente por la Superintendencia de Sociedades.

1. Identificación Específica de Riesgos:

La evaluación de riesgos debe centrarse específicamente en los riesgos pertinentes a la filial local, en lugar de una perspectiva regional amplia. La matriz de riesgos de la filial colombiana incluía riesgos de otros países de América Latina, lo que diluyó su relevancia y efectividad.

¿Qué recomendaciones puntuales hacemos?

1. Personalización Local de Programas de Cumplimiento:

Los oficiales de cumplimiento deben asegurarse de que los marcos de cumplimiento globales se adapten para cumplir con los requisitos locales. Esto incluye comprender e integrar las leyes, regulaciones y entornos de riesgo locales.

1. Actualizaciones Regulares y Auditorías de Cumplimiento:

Los programas de cumplimiento deben revisarse y actualizarse regularmente para alinearse con los cambios regulatorios. Las auditorías internas regulares pueden ayudar a identificar brechas y asegurar el cumplimiento continuo.

1. Accesibilidad del Idioma:

Todos los documentos y herramientas relacionados con el cumplimiento deben estar disponibles en el idioma local. Esto mejora la comprensión y asegura que el personal local pueda implementar y adherirse efectivamente a las medidas de cumplimiento.

1. Evaluaciones de Riesgo Enfocadas:

Realizar evaluaciones de riesgo exhaustivas y localizadas que consideren el entorno operativo y regulatorio específico de la filial. Esto asegura que todos los riesgos potenciales se identifiquen y gestionen adecuadamente.

1. Capacitación y Conciencia:

Los programas continuos de capacitación y concientización para el personal son esenciales para mantener un alto nivel de cumplimiento. Esto incluye capacitación sobre requisitos legales locales, estándares éticos y los procedimientos específicos de cumplimiento vigentes.

1. Documentación y Evidencia:

Mantener una documentación detallada de los procedimientos de cumplimiento, evaluaciones de riesgos y actualizaciones. Esta documentación debe estar disponible para inspección por parte de los organismos reguladores.

1. Relacionamiento con Reguladores:

Fomentar una relación proactiva con los reguladores locales para mantenerse informado sobre las expectativas y cambios regulatorios. Este relacionamiento también puede proporcionar información sobre mejores prácticas y errores comunes a evitar.

Implementando estas recomendaciones, los oficiales de cumplimiento en Colombia pueden mejorar la efectividad de sus programas de cumplimiento y reducir el riesgo de sanciones regulatorias.

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Por: Mariano Sánchez