En el ámbito empresarial, la transparencia y la ética son pilares esenciales para el desarrollo sostenible y la confianza de los stakeholders. Las organizaciones deben implementar un Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE) y considerar las directrices establecidas en el Capítulo XIII de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades. Este marco normativo proporciona las bases necesarias para fomentar prácticas empresariales responsables y fortalecer la integridad corporativa.

¿Cuál es el objetivo del Capítulo XIII?

El objetivo principal del Capítulo XIII es profundizar en las instrucciones y recomendaciones administrativas relacionadas con la promoción de herramientas eficaces de gobierno corporativo. Esto se logra a través de la puesta en marcha de Programas de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE), que facilitan el desarrollo de actividades de autocontrol y gestión de los riesgos de corrupción y de soborno transnacional.

Aspectos para considerar: 

De acuerdo con el numeral 4 del Capítulo XIII, los nuevos criterios para determinar a las sociedades que deben adoptar un PTEE son los siguientes:

Sociedades con negocios internacionales:

1. Las sociedades vigiladas que, a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, hayan realizado negocios o transacciones internacionales de cualquier naturaleza, directamente o a través de un intermediario, contratista o por medio de una sociedad subordinada o de una sucursal, con personas naturales o jurídicas extranjeras de derecho público o privado, iguales o superiores (individualmente o en conjunto) a cien (100) SMMLV.
2. Además, estas sociedades deben haber obtenido ingresos totales o tener activos totales iguales o superiores a treinta mil (30.000) SMMLV a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior.
3. Estas sociedades estarán obligadas a identificar y evaluar los riesgos de soborno transnacional.

Sociedades con contratos con Entidades Estatales:

1. Las sociedades que, a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, directa o indirectamente (a través de consorcios, uniones temporales o cualquier otra figura permitida por la ley), hayan celebrado contratos con Entidades Estatales con una cuantía igual o superior (individual o en conjunto) a quinientos (500) SMMLV.
2. Además, estas sociedades deben haber obtenido ingresos totales o tener activos totales iguales o superiores a treinta mil (30.000) SMMLV a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior.
3. Estas sociedades estarán obligadas a identificar y evaluar los riesgos de corrupción.

 Sociedades en sectores específicos:

1. Las sociedades que, a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, directa o indirectamente (a través de consorcios, uniones temporales o cualquier otra figura permitida por la ley), hayan celebrado contratos con Entidades Estatales con una cuantía igual o superior (individual o en conjunto) a quinientos (500) SMMLV.
2. Estas sociedades deben pertenecer a sectores específicos como el farmacéutico, infraestructura y construcción, manufacturero, tecnologías de información y comunicaciones, minero-energético, comercio de vehículos y sus partes, y actividades auxiliares de servicios financieros.
3. Estas sociedades estarán obligadas a identificar y evaluar los riesgos de corrupción.

¿Qué es el PTEE?

El PTEE (Programa de Ética Empresarial y Transparencia) es un marco que promueve la integridad y la transparencia en las operaciones comerciales, se basa en principios éticos y busca prevenir conductas indebidas, como la corrupción y el soborno. Los componentes clave del PTEE pueden incluir un código de conducta, políticas de anticorrupción, programas de capacitación en ética y mecanismos de denuncia.

¿Cuál es el correcto procedimiento para crear un PTEE?

El Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE) debe contener procedimientos específicos para poner en funcionamiento las Políticas de Cumplimiento, con el objetivo de identificar, detectar, prevenir, gestionar y mitigar los riesgos de corrupción y soborno transnacional (Riesgos C/ST). A continuación, se detallan los elementos que deben ser incluidos según el Capítulo XIII:

Diseño y aprobación: 

El diseño del PTEE debe basarse en una evaluación exhaustiva de los Riesgos C/ST, utilizando herramientas como la Matriz de Riesgo de Corrupción y/o la Matriz de Riesgo de Soborno Transnacional. Esta evaluación permitirá identificar y mitigar los riesgos específicos que enfrenta cada entidad.

Auditoría de cumplimiento del PTEE:

Para asegurar el cumplimiento del PTEE, la entidad debe designar un Oficial de Cumplimiento. Esta persona será responsable de la auditoría y verificación del programa, siguiendo las instrucciones establecidas en el Capítulo XIII.

Divulgación y capacitación:

El PTEE debe ser divulgado dentro de la entidad y a las partes interesadas, según lo determine la empresa y el Oficial de Cumplimiento. La divulgación debe realizarse al menos una vez al año para asegurar su adecuado cumplimiento.

Canales de comunicación:

La entidad debe habilitar mecanismos de fácil acceso para que empleados, administradores, asociados, contratistas y otros puedan manifestar sus inquietudes sobre posibles incumplimientos del PTEE y cualquier práctica corrupta.

Asignación de funciones a los responsables:

El PTEE debe especificar claramente las personas responsables del diseño, implementación y ejecución del programa. Esto incluye la asignación de facultades y funciones necesarias, sin perjuicio de lo establecido en el Capítulo XIII.

Procedimientos de debida diligencia:

La debida diligencia está orientada a proporcionar a la entidad los elementos necesarios para identificar y evaluar los Riesgos C/ST relacionados con sus actividades, sociedades subordinadas o contratistas. El alcance de la debida diligencia variará según el objeto y complejidad de los contratos, la remuneración de los contratistas y los países donde operan.

Plazos para la adopción del programa:

Las sociedades obligadas que cumplan con los criterios establecidos a 31 de diciembre de cada año, dispondrán hasta el 31 de mayo del año siguiente para adoptar su respectivo PTEE.

Reporte de denuncias:

Las sociedades obligadas deben incluir en su PTEE la promoción de canales de denuncias para soborno transnacional y actos de corrupción. Estos canales están disponibles en la página de la Superintendencia de Sociedades y la Secretaría de Transparencia.

Es fundamental adherirse estrictamente a las directrices estipuladas, ya que el cumplimiento riguroso de estas no solo garantiza la conformidad con las normativas, sino que también previene la imposición de multas o sanciones derivadas de cualquier incumplimiento. 

En Risks International, respaldamos activamente este proceso, brindando asesoría y acompañamiento a las empresas para que puedan cumplir de manera efectiva con las normativas establecidas. Nuestro compromiso es contribuir a un entorno empresarial más seguro, ético y confiable.

Para asegurar que su empresa cumpla con estas directrices y para obtener más información sobre cómo hacerlo, visítenos en risksint.com y solicite nuestro servicio de consultoría.

Redacción: Luisa Caicedo

Fuente: Infografía “PTEE – Programa de Transparencia y Ética Empresarial”, Superintendencia de Sociedades.