En el entorno empresarial de hoy en día, la ética y el cumplimiento normativo no son solo valores deseables, sino necesarios para el éxito. La competencia, los mercados globales y las regulaciones son cada vez más complejas y exigen que las empresas operen con integridad y responsabilidad. Es aquí donde los Oficiales de Cumplimiento (OC) entran en escena como figuras cruciales para proteger la reputación, las finanzas y el futuro de las organizaciones.

La función de los OC va más allá de garantizar el cumplimiento de las leyes y regulaciones. Ellos son asesores estratégicos que trabajan en estrecha colaboración con la alta dirección, los departamentos operativos y todas las áreas de la empresa para identificar, evaluar y mitigar riesgos potenciales.

Un escudo contra los riesgos:

Los OC actúan como un escudo protector frente a una amplia gama de amenazas, incluyendo:

• Fraude y corrupción: Los OC implementan programas de prevención y detección de fraudes, establecen canales de denuncia confidenciales y promueven una cultura de ética e integridad en toda la organización.
• Lavado de activos y financiación del terrorismo: Los OC diseñan e implementan programas robustos de ALD/CFT para evitar que la empresa sea utilizada para actividades ilícitas.
• Delitos informáticos y ciberseguridad: Los Oficiales de Cumplimiento trabajan para proteger la información confidencial de la empresa y a sus clientes mediante la implementación de medidas de seguridad adecuadas y la concienciación sobre los riesgos cibernéticos.
• Cumplimiento medioambiental: Los OC garantizan que las operaciones de la empresa se ajusten a las regulaciones ambientales aplicables y minimicen su impacto en el medio ambiente.
• Prácticas anticompetitivas: Los OC diseñan e implementan programas de cumplimiento de la competencia para evitar que la empresa participe en prácticas anticompetitivas prohibidas.

Un activo estratégico para el éxito:

Más allá de su rol de protección, los OC también son un activo estratégico para el éxito empresarial. Su profundo conocimiento de las regulaciones, su capacidad para identificar riesgos y su enfoque preventivo pueden ayudar a las empresas a:

• Mejorar la toma de decisiones: Los OC proporcionan información y análisis valiosos a la alta dirección para que puedan tomar decisiones informadas y minimizar los riesgos.
• Fortalecer la reputación: Un sólido programa de cumplimiento liderado por un OC competente puede mejorar significativamente la reputación de la empresa y fortalecer la confianza de los inversores, clientes y socios.
• Reducir costos: La prevención de sanciones, litigios y otros daños asociados al incumplimiento normativo puede generar importantes ahorros de costos para la empresa.
• Crear una cultura de ética: Los OC promueven una cultura de ética e integridad en toda la organización, lo que puede mejorar la moral de los empleados, aumentar la productividad y reducir la rotación.

Entrando en materia: 

¿Qué es el Informe 58 y por qué es importante?

El Informe 58 es un informe no financiero diseñado para registrar información crucial sobre el Oficial de Cumplimiento (OC) de las Empresas Obligadas. Este informe desempeña un papel vital en el marco del cumplimiento normativo, ya que permite a la Superintendencia de Sociedades:

• Verificar la existencia y la idoneidad del OC en cada Empresa Obligada.
• Monitorear el cumplimiento de las obligaciones relacionadas con la implementación del SAGRILAFT y/o PTEE.
• Facilitar la comunicación entre la Superintendencia de Sociedades y las Empresas Obligadas.

¿Cuándo se debe diligenciar el Informe 58?

El Informe 58 debe diligenciarse en dos ocasiones:

• Nombramiento inicial del OC: Dentro de los 15 días hábiles siguientes a la designación del OC, la Empresa Obligada debe diligenciar y enviar el Informe 58 a la Superintendencia de Sociedades.
• Cambio del OC: En caso de que se produzca un cambio en el OC, la Empresa Obligada debe diligenciar y enviar el Informe 58 a la Superintendencia de Sociedades dentro de los 15 días hábiles siguientes al cambio.

¿Cómo diligenciar y enviar el Informe 58?

El Informe 58 se diligencia de manera electrónica a través del aplicativo Storm User, disponible en el portal web de la Superintendencia de Sociedades. Para el envío de la información, se debe solicitar autorización al correo electrónico dispuesto, indicando el NIT de la empresa, la fecha de corte (fecha del acta de designación del OC) y el nombre del Informe.

¿Qué pasa con los documentos adicionales?

Los documentos adicionales que complementan el Informe 58, y que se solicitan en los Capítulos X y XIII de la Circular Externa 100-000016, deben remitirse a través del portal web de la Superintendencia de Sociedades, siguiendo los pasos indicados en el instructivo del Informe. El plazo para su envío es de dos (2) días hábiles posteriores al envío del Informe 58.

Preguntas frecuentes sobre el Informe 58:

¿Puedo diligenciar el Informe 58 si decido implementar por buena práctica empresarial el SAGRILAFT y/o PTEE?

No. La implementación voluntaria del SAGRILAFT y/o PTEE no convierte a la empresa en una Empresa Obligada, por lo que no es necesario diligenciar el Informe 58.

¿Dónde puedo encontrar más información sobre el Informe 58?

Para obtener más información sobre el Informe 58, las Empresas Obligadas pueden consultar:

• El instructivo del Informe 58, disponible en la página web de la Superintendencia de Sociedades, sección “Presentación Informes Empresariales” Módulo STORM, y luego Manuales y Cartillas”.
• La Circular Externa 100-000016 de la Superintendencia de Sociedades.
• El portal web de la Superintendencia de Sociedades: www.supersociedades.gov.co

Cumplir con el Informe 58 es una responsabilidad fundamental para las Empresas Obligadas. Al hacerlo, no solo se demuestra el compromiso con el cumplimiento normativo, sino que también se contribuye a fortalecer la transparencia y la ética en el sector empresarial colombiano.

En Risks International, comprendemos la complejidad y el desafío que representa el cumplimiento normativo para las empresas, especialmente para las Empresas Obligadas a implementar el SAGRILAFT y/o PTEE. Por ello, ofrecemos el servicio de Oficial de Cumplimiento tercerizado, una solución integral que le permite contar con un profesional altamente calificado y con amplia experiencia en la gestión de riesgos LA/FT y la ética empresarial.

¡Contáctenos!

Por: Luisa Caicedo

Fuente: Infografía-informe 58 “Oficiales de Cumplimiento SAGRILAFT Y PTEE” Superintendencia de Sociedades