En el complejo entorno del cumplimiento de leyes y normatividad empresarial, el rol del Oficial de Cumplimiento Suplente es tan crucial como el del Oficial de Cumplimiento principal. Ambos comparten responsabilidades vitales en la prevención y mitigación de riesgos relacionados con el Lavado de Activos, la Financiación del Terrorismo y la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (LA/FT/FPADM). 

El Oficial de Cumplimiento Suplente no solo respalda al Oficial de Cumplimiento principal, sino que también asume tareas específicas que garantizan el cumplimiento normativo y la integridad de la organización. Desde el desarrollo de políticas internas hasta la supervisión de procesos y la capacitación de empleados, su labor es esencial para mantener la confianza de los clientes, socios comerciales y reguladores.

¿Qué es un Oficial de Cumplimiento?

El Oficial de Cumplimiento es un protector de la integridad legal y ética de la empresa. Su papel es esencial para proteger a la empresa de los riesgos legales y reputacionales, y para asegurar que la empresa actúa de manera responsable y ética en todas sus actividades. También es conocido como Compliance Officer, es un profesional indispensable en el ámbito legal y empresarial. Su papel principal es garantizar que una organización se adhiera a todas las leyes, regulaciones, prácticas éticas y políticas internas que sean pertinentes. 

El Oficial de Cumplimiento no solo se encarga de interpretar y aplicar estas normas, sino que también tiene la responsabilidad de diseñar y supervisar los sistemas y procesos que ayudan a la empresa a cumplir con ellas. Esto puede incluir la creación de políticas y procedimientos internos, la realización de auditorías y evaluaciones de riesgo, y la implementación de programas de formación para los empleados.

Algunas de las funciones del Oficial de Cumplimiento:

Las funciones del Oficial de Cumplimiento pueden variar dependiendo de la industria y el tamaño de la empresa en la que trabajan, pero en general, incluyen:

• Desarrollar, implementar y mantener políticas y procedimientos internos de cumplimiento
• Supervisar el cumplimiento de las regulaciones aplicables: 
• Identificar y evaluar los riesgos de incumplimiento: 
• Brindar capacitación y orientación a los empleados sobre temas de cumplimiento: 
• Investigar y resolver posibles incumplimientos de las regulaciones
• Mantenerse actualizado sobre las nuevas regulaciones y leyes aplicables a la industria
• Preparar y presentar informes periódicos sobre el estado del cumplimiento de la empresa: 

¿Qué es un Oficial de Cumplimiento Suplente?

El Oficial de Cumplimiento Suplente es aquel profesional designado para asumir las funciones del Oficial de Cumplimiento principal en caso de su ausencia. Su presencia garantiza la continuidad operativa y la adopción de medidas preventivas para mitigar riesgos.

El Oficial de Cumplimiento Suplente desempeña un rol crítico en la estructura de cumplimiento de una organización. A continuación, profundizaremos en su definición, responsabilidades y requisitos:

• Jerarquía y Capacidad de Decisión: Debe ocupar al menos un segundo nivel jerárquico dentro de la organización.
• Poseer la capacidad de tomar decisiones relevantes en materia de cumplimiento.
• Conocimiento Especializado: Debe acreditar al menos 150 horas de formación en temas relacionados con la administración del riesgo LA/FT. Esto puede lograrse mediante especializaciones, cursos, diplomados o seminarios (Se espera que cuente con un título profesional)
• Debe tener al menos 2 años de experiencia en cargos relacionados con la administración de riesgos.
• Su equipo humano y técnico debe estar acorde con el riesgo LA/FT y el tamaño de la compañía.
• No debe pertenecer a órganos de control ni a áreas directamente relacionadas con las actividades principales de la empresa.
• Debe estar debidamente posesionado ante la Superintendencia Financiera de Colombia (SFC).

Perfil de los Oficiales de cumplimiento:

Según la Superintendencia de la Economía Solidaria, los oficiales de cumplimiento principales o suplentes deben cumplir con un perfil básico. Dada la importancia de su cargo, se espera que sean personas que:

• Interactúen con las distintas áreas de la organización solidaria y conozcan sus procesos.
• Comuniquen con las autoridades de supervisión y control, tanto internas como externas.
• Participen en la toma de decisiones relacionadas con la gestión del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo (LA/FT).

Habilidades Personales:

• Liderazgo y trabajo en equipo
• Capacidad de análisis
• Comunicación asertiva
• Prudencia y respeto
• Compromiso
• Honestidad y ética

Habilidades Técnicas:

• Conocimiento en riesgos
• Destreza en el manejo de herramientas informáticas
• Cultura de integridad
• Preferiblemente con experiencia en áreas de auditoría y control.

El Oficial de Cumplimiento Suplente desempeña un papel crucial en la preservación de la integridad y la seguridad en las operaciones comerciales y financieras. Su función principal es garantizar el cumplimiento normativo en todo momento. Contar con este apoyo es esencial para mantener la confianza y la legalidad en la organización.

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Por: Luisa Caicedo

Fuentes:

Superintendencia Financiera de Colombia

https://www.ceupe.com/blog/oficial-de-cumplimiento.html

ABC Oficiales de Cumplimiento, https://www.supersolidaria.gov.co/