El cumplimiento normativo se ha convertido en un aspecto crucial para las organizaciones. En este contexto, la figura del Oficial de Cumplimiento ha ganado relevancia, especialmente en Colombia, donde las regulaciones han evolucionado para exigir la presencia de este rol en ciertas empresas para llevar un correcto control de las normas exigidas para cada organización, velar por el cumplimiento ético y prevenir posibles riesgos. En este artículo se pretende analizar las responsabilidades y funciones de los Oficiales de Cumplimiento, y las implicaciones de su presencia (o ausencia) en las organizaciones. 

¿Qué es un Oficial de Cumplimiento?

El Oficial de Cumplimiento es un protector de la integridad legal y ética de la empresa. Su papel es esencial para proteger a la empresa de los riesgos legales y reputacionales, y para asegurar que la empresa actúa de manera responsable y ética en todas sus actividades. También es conocido como Compliance Officer, es un profesional indispensable en el ámbito legal y empresarial. Su papel principal es garantizar que una organización se adhiera a todas las leyes, regulaciones, prácticas éticas y políticas internas que sean pertinentes. 

El Oficial de Cumplimiento no solo se encarga de interpretar y aplicar estas normas, sino que también tiene la responsabilidad de diseñar y supervisar los sistemas y procesos que ayudan a la empresa a cumplir con ellas. Esto puede incluir la creación de políticas y procedimientos internos, la realización de auditorías y evaluaciones de riesgo, y la implementación de programas de formación para los empleados.

Funciones del Oficial de Cumplimiento:

Las funciones del Oficial de Cumplimiento pueden variar dependiendo de la industria y el tamaño de la empresa en la que trabajan, pero en general, incluyen:

• Desarrollar, implementar y mantener políticas y procedimientos internos de cumplimiento: Deben establecer las reglas y directrices que la empresa debe seguir para cumplir con las regulaciones aplicables.
• Supervisar el cumplimiento de las regulaciones aplicables: El Oficial de Cumplimiento debe asegurar que la empresa opere dentro de los límites legales y éticos.
• Identificar y evaluar los riesgos de incumplimiento: Le corresponde desarrollar estrategias para mitigar los riesgos asociados con la falta de cumplimiento de las regulaciones.
• Brindar capacitación y orientación a los empleados sobre temas de cumplimiento: Proporcionan formación y asesoramiento a los empleados para garantizar que comprendan y cumplan con las políticas y procedimientos de cumplimiento de la empresa.
• Investigar y resolver posibles incumplimientos de las regulaciones: Mantener una comunicación asertiva y colaboración con las autoridades reguladoras cuando sea necesario para resolver cualquier incumplimiento de las regulaciones.
• Mantenerse actualizado sobre las nuevas regulaciones y leyes aplicables a la industria: Aseguran que la empresa se adapte a las nuevas regulaciones de manera oportuna.
• Preparar y presentar informes periódicos sobre el estado del cumplimiento de la empresa: Informan a la dirección y los órganos reguladores sobre el estado del cumplimiento de la empresa.

Sectores en los que trabaja un Oficial de Cumplimiento:

Los Oficiales de Cumplimiento pueden trabajar en una amplia variedad de sectores, incluyendo:

• Servicios financieros: bancos, casas de bolsa, aseguradoras, sociedades de inversión, entre otros.
• Inmobiliarias y actividades relacionadas.
• Sector energético: compañias petroleras, eléctricas y de energías renovables.
• Industria farmacéutica y de dispositivos médicos.
• Telecomunicaciones.
• Comercio internacional: importación y exportación de bienes y servicios.
• Sector público: organismos gubernamentales y entidades públicas.

¿Es obligatorio el oficial de cumplimiento?

En Colombia, la presencia de un Oficial de Cumplimiento es un requisito legal para ciertas empresas. De acuerdo con la Superintendencia Financiera de Colombia (SFC), las empresas bajo su supervisión deben incorporar un sistema de cumplimiento en su estructura interna. A partir de 2020, esta obligación se extendió al sector real, no limitándose únicamente al sector financiero.

La Superintendencia de Sociedades impone a varias empresas la necesidad de contar con un sistema de cumplimiento y, por lo tanto, un oficial a cargo. Este oficial, definido como “la persona natural designada por la empresa encargada de promover, desarrollar y supervisar el cumplimiento de los procedimientos específicos de prevención, actualización y mitigación”, tiene la responsabilidad de gestionar todos los riesgos asociados al lavado de activos, financiamiento del terrorismo y armas de destrucción masiva.

El sistema que deben implementar estas empresas, conocido comúnmente como Sagrilaft, aplica a aquellas que están bajo la supervisión de la entidad y que en el año anterior hayan tenido ingresos o activos iguales o superiores a 40.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes (Smlmv). Además, la entidad exige que este sistema sea adoptado por empresas de diversos sectores, incluyendo el inmobiliario, la comercialización de piedras preciosas, servicios jurídicos, servicios contables, construcción e ingeniería civil, y activos virtuales. Esto refleja el compromiso de la entidad con la prevención y mitigación de riesgos en una amplia gama de industrias.

Requisitos mínimos para ser designado como Oficial de Cumplimiento:

La persona natural designada como Oficial de Cumplimiento debe cumplir como mínimo con los siguientes requisitos:

a. Gozar de la capacidad de tomar decisiones para gestionar el Riesgo LA/FT/FPADM y tener comunicación directa con, y depender directamente de, la junta directiva o el máximo órgano social en caso de que no exista junta directiva.

b. Contar con conocimientos suficientes en materia de administración de riesgos y entender el giro ordinario de las actividades de la Empresa, de conformidad con lo establecido en el numeral 5.1.2. del presente Capítulo X.

c. Contar con el apoyo de un equipo de trabajo humano y técnico, de acuerdo con el Riesgo LA/FT/FPADM y el tamaño de la Empresa Obligada.

d. No pertenecer a la administración o a los órganos sociales, a la revisoría fiscal (fungir como revisor fiscal o estar vinculado a la empresa de revisoría fiscal que ejerce esta función, si es el caso), o fungir como auditor interno, o quien ejecute funciones similares o haga sus veces en la Empresa Obligada. No debe entenderse que dicha prohibición se extiende respecto de quienes apoyen las labores de los órganos de auditoría o control interno.

e. No fungir como Oficial de Cumplimiento en más de diez (10) Empresas Obligadas. Para fungir como Oficial de Cumplimiento de más de una Empresa Obligada, (i) el Oficial de Cumplimiento deberá certificar; y (ii) el órgano que designe al Oficial de Cumplimiento deberá verificar, que el Oficial de Cumplimiento no actúa como tal en Empresas que compiten entre sí.

f. Cuando el Oficial de Cumplimiento no se encuentre vinculado laboralmente a la Empresa Obligada, esta persona natural y la persona jurídica a la que esté vinculado, si es el caso, deberán demostrar que en sus actividades profesionales cumplen con las medidas mínimas establecidas en la sección 5.3.1. (Debida Diligencia) de este Capítulo X.

g. Cuando exista un grupo empresarial o una situación de control declarada, el Oficial de Cumplimiento de la matriz o controlante podrá ser la misma persona para todas las Empresas que conforman el grupo o conglomerado, independientemente del número de Empresas que lo conformen.

h. Estar domiciliado en Colombia.

Es importante reiterar el Periodo de Transición para el Régimen de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral LA/FT/FPADM, donde se especifica que: Las Empresas que a la fecha de expedición de la presente Circular se encuentren obligadas conforme a lo dispuesto por la Circular No. 100-000005 de 2017, deberán revisar y ajustar su Política LA/FT y SAGRLAFT a lo dispuesto en este Capítulo X a más tardar el 31 de agosto de 2021.

¿Si mi empresa no cuenta con oficial de cumplimiento, lo puedo tercerizar?

Sí, es posible tercerizar el rol de Oficial de Cumplimiento, una opción permitida por regulaciones como el SAGRILAFT. Este rol puede ser asumido por un tercero, que puede ser una persona natural vinculada a una entidad que ofrezca estos servicios. 

Esta opción puede ser particularmente beneficiosa para las empresas que buscan reducir costos operativos y centrarse en su actividad principal, al delegar la gestión del cumplimiento a expertos. Sin embargo, es crucial recordar que cuando se terceriza la función del Oficial de Cumplimiento, tanto la persona natural como la entidad a la que está vinculada deben demostrar en sus actividades profesionales que cumplen con las medidas mínimas de debida diligencia. Además, es importante resaltar que un Oficial de Cumplimiento no puede desempeñar su función en más de diez empresas obligadas.

Risks International ofrece el servicio de Oficial de Cumplimiento tercerizado, disponible para cualquier empresa que busque fortalecer su marco de cumplimiento normativo. 

Este servicio es especialmente útil para organizaciones que desean centrarse en sus operaciones principales, al tiempo que garantizan el cumplimiento de las regulaciones pertinentes. Con un equipo de profesionales altamente calificados y experimentados, Risks International se encarga de la gestión integral del cumplimiento, desde la identificación de riesgos hasta la implementación de controles internos, proporcionando así una solución completa y eficaz para las necesidades de cumplimiento de su empresa. 

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Por: Luisa Caicedo

Fuentes: Superintendencia Financiera de Colombia

https://www.ceupe.com/blog/oficial-de-cumplimiento.html