Los canales de denuncia son fundamentales en cualquier organización, ya que están intrínsecamente vinculados con el propósito, la ética, la transparencia y la legitimidad de la empresa. Estos factores son esenciales para garantizar la viabilidad a largo plazo de la empresa.

En el ámbito del cumplimiento normativo, y en particular para el funcionamiento eficaz de las líneas de denuncia, es crucial tener una definición clara y explícita del propósito de la empresa. Un empleado que se identifica con el propósito de la empresa estará más dispuesto a denunciar conductas que perjudiquen a la empresa y su propósito.

Para que una empresa pueda generar y proteger su valor, necesita herramientas que le permitan identificar y prevenir actos ilegales o poco éticos que puedan afectar significativamente. En este sentido, la implementación de canales de denuncia efectivos es un componente esencial.

Canales de Denuncia:

Los canales de denuncia son sistemas establecidos por las organizaciones para permitir a los empleados y otras partes interesadas reportar conductas sospechosas o inapropiadas. Estos canales pueden tomar varias formas, incluyendo líneas telefónicas anónimas, formularios en línea, buzones de sugerencias y más.

La detección temprana de los problemas puede evitar que se conviertan en crisis que puedan dañar la reputación de la empresa, causar pérdidas financieras y posibles consecuencias legales. Al proporcionar un medio para que los empleados denuncien conductas sospechosas, las empresas demuestran su compromiso con la ética y la integridad, fomentando una cultura de responsabilidad y transparencia. Además, estos canales protegen a los empleados al ofrecer un medio seguro y anónimo para reportar conductas sospechosas, contribuyendo a un ambiente de trabajo más seguro y ético.

Es esencial que los canales de denuncia sean accesibles, confidenciales, libres de represalias, proporcionen retroalimentación a los denunciantes y tomen medidas para abordar las conductas sospechosas reportadas.

Como señala Tamara Mayol, Oficial de Cumplimiento de Lipigas, “Los canales de denuncias deben ser percibidos como una herramienta cercana y confiable, mediante los cuales los colaboradores sientan que al reportar un incumplimiento están ayudando a fortalecer la cultura corporativa de ética e integridad. Denunciar un incumplimiento nunca puede ser visto como una deslealtad hacia sus pares, sino que como la forma en que las empresas pueden mejorar. Para ello no bastan las campañas de difusión interna, sin duda muy útiles para que se hagan conocidas, también debe visibilizarse el compromiso desde la alta dirección y desde el Comité de Ética en entregar y definir los lineamientos para la resolución de las denuncias y así sean consistentes con el propósito y los valores que la compañía haya definido. Contar con indicadores objetivos sobre la gestión de la línea de denuncias es clave para medir la efectividad de los programas de Compliance”

Confianza y uso de los canales de denuncia:

Para que los empleados confíen en el canal de denuncia de una empresa, es necesario establecer ciertos lineamientos e incentivos. Por un lado, la falta de claridad sobre el propósito y los valores de la empresa debilita considerablemente las razones para denunciar. Por otro lado, debe haber incentivos y condiciones que brinden tranquilidad y seguridad al denunciante.

Por ejemplo, se debe asegurar al denunciante que al realizar la denuncia puede marcar la diferencia, que será protegido durante el proceso y que no sufrirá represalias. El denunciante debe estar protegido contra terceros que puedan intentar ejercer presión o represalias para anular la denuncia o intimidar y/o castigar a quien la realiza.

Según la Convención de las Naciones Unidas Contra la Corrupción en su artículo 33, “Cada Estado Parte considerará la posibilidad de incorporar en su ordenamiento jurídico interno medidas apropiadas para proporcionar protección contra todo trato injusto a toda persona que informe de buena fe y por los cauces apropiados a las autoridades competentes cualquier hecho que llegue a su conocimiento y que sea constitutivo, según su ordenamiento jurídico interno, de un delito tipificado con arreglo a la presente Convención”.

Conductas sospechosas:

Cuando hablamos de conductas sospechosas en el entorno empresarial nos podemos referir a cualquier ejercicio o comportamiento que pueda ser indicativo de una violación de las políticas internas de la empresa, las leyes o los estándares éticos. Estas conductas pueden variar ampliamente, algunos ejemplos comunes incluyen el fraude, el acoso, la discriminación, la violación de las políticas de confidencialidad, la manipulación de informes financieros, entre otros. 

Es importante destacar que estas conductas no solo pueden tener un impacto negativo en el ambiente de trabajo, sino que también pueden poner en riesgo la reputación y la estabilidad financiera de la empresa. 

Identificación de conductas sospechosas:

La identificación de posibles fraudes en el lugar de trabajo puede ser un desafío y requiere una observación cuidadosa de ciertos indicadores. 

• Cambios de comportamiento: Si un colega comienza a actuar de manera reservada, evita compartir información habitual o muestra un nerviosismo inusual, podrían ser señales de alerta.

• Inconsistencias financieras: Las discrepancias en informes, facturas o registros financieros que no tienen una explicación lógica pueden ser una señal de manipulación de datos.
• Control exclusivo sobre procesos clave: Un empleado que insiste en manejar solo ciertos procesos o se resiste a las auditorías o supervisión puede estar intentando ocultar actividades fraudulentas.
• Mejora inexplicada del estilo de vida: Si un colega de trabajo muestra de repente un nivel de vida que no parece justificarse con su salario conocido, puede ser un indicio de ingresos no declarados.
• Quejas o comentarios de otros empleados: En ocasiones, otros empleados pueden notar irregularidades o comportamientos sospechosos y pueden comentarlo informalmente.
• Uso inapropiado de los recursos de la empresa: Esto puede incluir el uso de cuentas de la empresa para gastos personales no justificados o el desvío de materiales o inventario.

¿Qué hacer en caso de sospechar que se está cometiendo fraude?

Si sospecha de un posible fraude, es importante manejar la situación con cautela:

• Documenta tus observaciones: Mantener un registro de cualquier comportamiento o transacción sospechosa con fechas, detalles y, si es posible, evidencia documental.
• Consulta las políticas de la empresa: Familiarizarse con las políticas de la empresa respecto al manejo de fraudes y denuncias internas.
• Reporta a través de los canales apropiados: La mayoría de las empresas tienen canales formales para reportar sospechas de fraude, como un superior directo, el departamento de recursos humanos o un canal de denuncias anónimas.

Es de vital importancia actuar con integridad y seguir los procedimientos establecidos por la empresa para tratar estos asuntos de manera efectiva. Cada empleado tiene un papel importante en la prevención del fraude y en la promoción de un ambiente de trabajo ético y transparente.

Risks International cuenta con el servicio de Canales de Denuncia y Línea Ética, un software de denuncias que le permitirá a los empleados, clientes y proveedores de su empresa, realizar denuncias seguras y anónimas, ayudándole a usted a vigilar su empresa de una manera eficiente. 

Este sistema no solo promueve un entorno de trabajo transparente y ético, sino que también le brinda a usted, como líder empresarial, una herramienta eficaz para supervisar y proteger su empresa. 

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Por: Luisa Caicedo

Fuente: GUÍA PRÁCTICA PARA LA ADOPCIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE CANALES DE DENUNCIA AL INTERIOR DE LAS ORGANIZACIONES- FACULTAD DE DERECHO PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DE CHILE