La figura del Oficial de Cumplimiento ha cobrado gran relevancia, especialmente en Colombia, donde las regulaciones exigen su presencia en ciertas empresas para garantizar el control de normas, el cumplimiento ético y la prevención de riesgos. La certificación ISO/IEC 17024:2012 se ha convertido en un diferenciador clave para estos profesionales. Esta certificación no solo valida las competencias necesarias para el rol, sino que también asegura que los Oficiales de Cumplimiento estén equipados para enfrentar los desafíos actuales y futuros en el cumplimiento de normativas.

En este artículo explicaremos por qué esta certificación es esencial y cómo puede transformar a los Oficiales de Cumplimiento en verdaderos guardianes de la integridad organizacional.

Recordemos algunas de las funciones y obligaciones de los OC:

Los Oficiales de Cumplimiento desempeñan diversas funciones cruciales que varían según la industria y el tamaño de la empresa. Sus responsabilidades incluyen:

• Desarrollar y mantener políticas internas que aseguren el cumplimiento de las regulaciones aplicables, y supervisar que la empresa opere dentro de los límites legales y éticos. 
• Velar por el cumplimiento efectivo del sistema LA/FT/FP y, en algunos casos, CO/SO/FD. 
• Identificar y evaluar riesgos de incumplimiento, desarrollando estrategias para mitigarlos,
• Proporcionar formación y asesoramiento a los empleados sobre temas de cumplimiento.
• Investigar y resolver posibles incumplimientos, manteniendo una comunicación asertiva y colaborativa con las autoridades reguladoras. 
• Estar al día con las nuevas regulaciones y leyes aplicables a su industria, 
• Preparar y presentar informes periódicos sobre el estado del cumplimiento de la empresa.
• Velar por el cumplimiento efectivo del sistema LA/FT/FP y, en algunos casos, CO/SO/FD. 
• Diseñar metodologías de clasificación, identificación, medición y control del riesgo, 
• Presentar informes anuales al máximo órgano social, y promueven correctivos y actualizaciones al sistema cuando es necesario. 
• Coordinar programas internos de capacitación, verifican los procedimientos de Debida Diligencia y realizan evaluaciones de riesgos, 
• Reportar Operaciones Sospechosas a las autoridades correspondientes.

Las responsabilidades y obligaciones de los Oficiales de Cumplimiento no son tarea fácil. Estos profesionales deben mantenerse constantemente actualizados con las regulaciones, asegurarse de que la empresa opere dentro de los límites legales y éticos, y gestionar los riesgos de incumplimiento.

Su trabajo es esencial para mantener la integridad y la transparencia en las organizaciones, lo que hace de su rol uno de los más críticos y desafiantes.

¿Pero cuáles son los requisitos mínimos para ser designado Oficial de Cumplimiento?

La persona natural designada como Oficial de Cumplimiento debe cumplir como mínimo con los siguientes requisitos:

1. Gozar de la capacidad de tomar decisiones para gestionar el Riesgo LA/FT/FPADM y tener comunicación directa con, y depender directamente de, la junta directiva o el máximo órgano social en caso de que no exista junta directiva.
2. Contar con conocimientos suficientes en materia de administración de riesgos y entender el giro ordinario de las actividades de la Empresa, de conformidad con lo establecido en el numeral 5.1.2. del presente Capítulo X.
3. Contar con el apoyo de un equipo de trabajo humano y técnico, de acuerdo con el Riesgo LA/FT/FPADM y el tamaño de la Empresa Obligada.
4. No pertenecer a la administración o a los órganos sociales, a la revisoría fiscal (fungir como revisor fiscal o estar vinculado a la empresa de revisoría fiscal que ejerce esta función, si es el caso), o fungir como auditor interno, o quien ejecute funciones similares o haga sus veces en la Empresa Obligada. No debe entenderse que dicha prohibición se extiende respecto de quienes apoyen las labores de los órganos de auditoría o control interno.
5. No fungir como Oficial de Cumplimiento en más de diez (10) Empresas Obligadas. Para fungir como Oficial de Cumplimiento de más de una Empresa Obligada, (i) el Oficial de Cumplimiento deberá certificar; y (ii) el órgano que designe al Oficial de Cumplimiento deberá verificar, que el Oficial de Cumplimiento no actúa como tal en Empresas que compiten entre sí.
6. Cuando el Oficial de Cumplimiento no se encuentre vinculado laboralmente a la Empresa Obligada, esta persona natural y la persona jurídica a la que esté vinculado, si es el caso, deberán demostrar que en sus actividades profesionales cumplen con las medidas mínimas establecidas en la sección 5.3.1. (Debida Diligencia) de este Capítulo X.
7. Cuando exista un grupo empresarial o una situación de control declarada, el Oficial de Cumplimiento de la matriz o controlante podrá ser la misma persona para todas las Empresas que conforman el grupo o conglomerado, independientemente del número de Empresas que lo conformen.
8. Estar domiciliado en Colombia.

Es importante reiterar el Periodo de Transición para el Régimen de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral LA/FT/FPADM, donde se especifica que: Las Empresas que a la fecha de expedición de la presente Circular se encuentren obligadas conforme a lo dispuesto por la Circular No. 100-000005 de 2017, deberán revisar y ajustar su Política LA/FT y SAGRLAFT a lo dispuesto en este Capítulo X a más tardar el 31 de agosto de 2021.

¿Cómo beneficia al Oficial de Cumplimiento la certificación ISO/IEC 17024:2012?

La norma ISO/IEC 17024:2012 permite certificar competencias asegurando que los profesionales cumplan con los requisitos del esquema de certificación. La confianza en estos esquemas se logra mediante evaluaciones periódicas aceptadas globalmente, promoviendo un marco de referencia universal.

• Reconocimiento global: Puede facilitar empleo y oportunidades internacionales.
• Credibilidad y confianza: Demuestra cumplimiento de altos estándares, mejorando la confianza de empleadores y clientes.
• Perspectivas profesionales: Prioridad en contrataciones gracias a la acreditación de competencias.
• Competitividad: Connota una gran diferencia a los profesionales en su campo, mostrando compromiso con la calidad.
• Desarrollo continuo: Mantiene a los profesionales actualizados con prácticas y avances de la industria.
• Validación de la industria: Refuerza la experiencia y cumplimiento de estándares.
• Oportunidades de networking: Permite intercambiar conocimientos y construir relaciones profesionales.
• Confianza de clientes y empleadores: Puede generar mayor satisfacción y confianza en las capacidades del profesional.
• Crecimiento personal y profesional: Fomenta la mejora continua y el desarrollo de competencias.
• Cumplimiento regulatorio: Asegura que se cumplen los estándares específicos de la industria.

¿Cuáles son las ventajas para las entidades reguladoras? 

Las entidades reguladoras enfrentan el desafío de garantizar que las empresas cumplan con las regulaciones LA/FT/FP y CO/SO/FD. Una dificultad clave es asegurar que los Oficiales de Cumplimiento posean las competencias necesarias para gestionar estos riesgos. Algunas ventajas de adoptar la certificación ISO 17024 incluyen:

• Estandarización de competencias: La certificación ISO 17024 asegura que los Oficiales de Cumplimiento poseen competencias estandarizadas y alineadas con las mejores prácticas internacionales, superando las limitaciones de muchos cursos locales.
• Mejora en la supervisión y el cumplimiento: Oficiales certificados facilitan el proceso de auditoría, reduciendo el tiempo necesario para evaluar controles de LA/FT/FP y cerrando brechas de cumplimiento.
• Reducción del riesgo para el estado: Certificar bajo ISO 17024 disminuye el riesgo de sanciones por incumplimientos, mejora la preparación de las empresas y reduce la carga regulatoria y el riesgo reputacional del estado.
• Supervisión ágil: Los Oficiales de Cumplimiento que están certificados permiten una supervisión más eficiente, mejorando la calidad de la auditoría y disminuyendo posibles sanciones
• Profesionalización del sector: La certificación ISO 17024 contribuye a la profesionalización del sector, asegurando que los Oficiales de Cumplimiento puedan gestionar eficazmente los riesgos de LA/FT/FP, elevando el nivel de cumplimiento y la reputación internacional.

Actualmente, la certificación no es obligatoria por regulación; sin embargo, recomendar o exigirla puede ser una medida clave para mejorar la calidad del cumplimiento en las empresas reguladas. Esto no solo reduce riesgos, sino que también fortalece el entorno empresarial en el país. Al certificar a los Oficiales de Cumplimiento, las empresas no solo demuestran un compromiso con los más altos estándares éticos, sino que también se posicionan mejor frente a las autoridades reguladoras y el mercado internacional.

Aspectos clave para considerar:

Los Sistemas de Prevención de Riesgos LA/FT/FP imponen responsabilidades significativas a los máximos órganos de gobierno y a los representantes legales. Estos deben certificar la competencia del Oficial de Cumplimiento ante los órganos de control, inspección y vigilancia del sector correspondiente. Pero surge una pregunta crucial: ¿Se cuenta con la metodología, las pruebas y la probidad necesarias para determinar la competencia de un Oficial de Cumplimiento, o se piensa que cumplir con los requisitos regulatorios es suficiente para garantizar el correcto funcionamiento y logro de los objetivos de estos sistemas?

El riesgo de asignar esta tarea a personas no competentes es alto. Actualmente, la educación y formación para Oficiales de Cumplimiento suelen certificarse en cursos no formales, con pocas especializaciones ofrecidas por instituciones de educación superior, enfocadas en temas puntuales para ciertos países. Estas certificaciones solo demuestran la asistencia y participación, pero no garantizan que el individuo haya aprendido lo necesario ni que esté preparado para los desafíos del rol. 

Es fundamental que los Oficiales de Cumplimiento no solo apliquen correctamente el conocimiento, sino que también evalúen continuamente su desempeño, adquieran experiencia mediante el mejoramiento continuo y desarrollen habilidades que aseguren el cumplimiento eficaz de los objetivos propuestos.

¿Si su empresa no cuenta con Oficial de Cumplimiento, lo puede tercerizar?

Sí, es posible tercerizar este rol, conforme a regulaciones como el SAGRILAFT. Un tercero, ya sea una persona natural vinculada a una entidad que ofrezca estos servicios, puede asumir la función. Esto resulta beneficioso para empresas que buscan reducir costos operativos y enfocarse en su actividad principal, delegando la gestión de cumplimiento a expertos. Sin embargo, es fundamental que tanto la persona natural como la entidad demuestren cumplimiento con las medidas mínimas de debida diligencia.

Risks International ofrece el servicio de Oficial de Cumplimiento tercerizado, ideal para empresas que buscan fortalecer su marco de cumplimiento normativo. Este servicio es especialmente útil para organizaciones que desean concentrarse en sus operaciones principales, garantizando el cumplimiento de las regulaciones pertinentes.

Con un equipo de profesionales altamente calificados y experimentados, nos encargamos de la gestión integral del cumplimiento, desde la identificación de riesgos hasta la implementación de controles internos, proporcionando una solución completa y eficaz para las necesidades de cumplimiento de su empresa.

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Redacción: Luisa Caicedo

Referencia:

Carlos Alfonso Boshell. (2024). Importancia en la Certificación de Competencias ISO/IEC 17024:2012 para los Oficiales de Cumplimiento: Factor Diferenciador en Búsqueda de la Integralidad.