La prevención de delitos como el lavado de dinero y la financiación del terrorismo es una prioridad absoluta para las entidades financieras. Estos delitos no solo representan una amenaza significativa para la estabilidad económica mundial, sino que también pueden dañar gravemente la reputación y la confianza en el sistema financiero. Para alcanzar este objetivo, es esencial implementar una serie de medidas de seguridad, entre las que destacan los procesos de Conozca a Su Cliente (KYC) y la Due Diligence (DD).

El KYC se refiere a los procedimientos que una entidad financiera debe llevar a cabo para identificar y verificar la identidad de sus clientes. En cambio, la DD implica una investigación más exhaustiva para evaluar los riesgos asociados a una relación comercial específica. Ambos conceptos, KYC y DD, son pilares esenciales en la lucha contra los delitos financieros. Implementar estos procesos de manera efectiva no solo ayuda a cumplir con las regulaciones internacionales, sino que también fortalece la confianza de los clientes y otros actores en el sistema financiero.

El Proceso KYC:

La evolución tecnológica ha permitido incorporar nuevas herramientas y técnicas que hacen que el KYC sea más eficiente y preciso. Este proceso se divide en tres fases principales:

• Identificación: En esta primera fase, se recopilan los datos básicos del cliente, como su nombre, fecha de nacimiento y número de identificación.
• Verificación: A través de la comparación de los datos proporcionados por el cliente con fuentes de información externas, se verifica la autenticidad de la identidad.
• Monitoreo Continuo: Una vez establecida la relación comercial, es fundamental realizar un seguimiento continuo de las actividades del cliente para detectar cualquier señal de alerta o cambio significativo en su perfil de riesgo.

Debida Diligencia: 

La debida diligencia suele realizarse en casos específicos, como cuando se establece una relación comercial con clientes de alto riesgo o cuando se detectan transacciones inusuales. En estos casos, la institución financiera debe llevar a cabo una investigación más profunda que incluya:

• Consulta de listas de sanciones: Verificar si el cliente está incluido en alguna lista de personas o entidades sancionadas por organismos internacionales.
• Análisis de la fuente de fondos: Determinar el origen de los fondos del cliente para identificar posibles actividades ilícitas.
• Evaluación de la reputación: Investigar la reputación del cliente y de sus empresas asociadas.

¿Cuándo es necesario realizar la Debida Diligencia?

Un punto importante que deben conocer las empresas es en qué casos tendrían que aplicar la debida diligencia. Por lo general, se hace:

• Antes de establecer una nueva relación comercial: Es primordial evaluar los riesgos asociados a un nuevo cliente antes de iniciar cualquier tipo de relación comercial. Incluyendo a personas naturales y las entidades jurídicas.
• Cuando existen dudas sobre la información de identificación: Si la información proporcionada por el cliente es inconsistente, incompleta o genera sospechas, se debe realizar una debida diligencia adicional para verificar su identidad y origen de fondos.
• Para los clientes existentes: La debida diligencia no es un proceso estático, por ello es necesario realizar evaluaciones periódicas de los clientes existentes, especialmente cuando se producen cambios significativos en sus circunstancias, como un aumento significativo en el volumen de operaciones o un cambio en su perfil de riesgo.
• En transacciones ocasionales o en efectivo: Las transacciones en efectivo, especialmente aquellas que superan ciertos umbrales, son consideradas de alto riesgo debido a su dificultad para ser rastreadas. Por lo tanto, es necesario aplicar medidas de debida diligencia intensificadas en estos casos.
• Cuando hay sospechas de blanqueo de capitales y/o financiamiento del terrorismo: Ante cualquier indicio de actividad sospechosa, la empresa debe iniciar una investigación exhaustiva para determinar si se está produciendo un delito.
• Clientes con alto riesgo: Los clientes considerados de alto riesgo, como las personas políticamente expuestas (PEP), requieren una debida diligencia más profunda y detallada.
• Transacciones inusuales: Las transacciones que se desvían significativamente de los patrones habituales de un cliente deben ser investigadas a fondo.
• Cambios en la regulación: Es importante estar al tanto de las modificaciones en la normativa y adaptar los procedimientos de debida diligencia en consecuencia.
• Cambios en la estructura societaria: Cuando se producen cambios en la estructura de una empresa cliente, como una fusión o adquisición, es necesario reevaluar el perfil de riesgo y actualizar la información.

Pasos en la Debida Diligencia:

Para llevar a cabo un proceso de debida diligencia de manera efectiva, es fundamental seguir una serie de pasos estructurados y detallados:

• Identificación del Cliente: El primer paso es la identificación del cliente mediante el formulario “Conozca a su Cliente” (KYC). Este formulario recopila información básica sobre el cliente y sus beneficiarios finales, y se revisan documentos esenciales como identificaciones y registros comerciales.
• Consulta de Listas Restrictivas: En esta etapa, se realiza una consulta exhaustiva de listas restrictivas y fuentes públicas. Esto incluye verificar si el cliente o sus asociados están en listas de sanciones, listas de personas políticamente expuestas (PEP), o cualquier otra lista que pueda indicar un riesgo potencial.
• Análisis de Redes Sociales y Fuentes Públicas:  Se lleva a cabo una revisión de las redes sociales y otras fuentes públicas para obtener una visión más completa del cliente. Esto puede revelar información adicional sobre la reputación y las actividades del cliente que no está disponible en los documentos oficiales.
• Evaluación Financiera: Aquí se analizan los estados financieros del cliente, informes de auditoría y cualquier otra documentación financiera relevante. Este análisis ayuda a evaluar la estabilidad financiera del cliente y su capacidad para cumplir con sus obligaciones.

• Matriz de Riesgo: Se aplica una matriz de riesgo que considera toda la información recopilada hasta este punto. Esta matriz ayuda a categorizar al cliente según su nivel de riesgo y a determinar las medidas adicionales que pueden ser necesarias para mitigar estos riesgos.
• Visita Física: Finalmente, se considera realizar una visita física para constatar la realidad del negocio del cliente. Esta visita puede proporcionar una verificación adicional de la información proporcionada y asegurar que las operaciones del cliente son legítimas.

¿Cuáles son los riesgos asociados a un KYC/DD deficiente?

Un programa de KYC/DD deficiente puede tener graves consecuencias para una institución financiera, entre las que se incluyen:

• Sanciones regulatorias: Las autoridades competentes pueden imponer multas significativas y otras sanciones a las instituciones que incumplan las normas de KYC/DD.
• Pérdida de reputación: Un escándalo relacionado con el lavado de dinero puede dañar gravemente la imagen de una institución y erosionar la confianza de sus clientes.
• Riesgo legal: Las instituciones pueden ser objeto de demandas por parte de terceros afectados por sus prácticas deficientes.

Un programa de KYC/DD sólido es esencial para proteger a las instituciones financieras de los riesgos asociados al lavado de dinero y la financiación del terrorismo. Al implementar un proceso de KYC eficiente y realizar una debida diligencia exhaustiva, las instituciones pueden garantizar la integridad de sus operaciones y contribuir a un sistema financiero más seguro.

Risks International, con su servicio COMPLIANCE dispone de la tecnología y las herramientas necesarias para fortalecer sus procesos de KYC y realizar una debida diligencia de manera eficiente. Estas capacidades permiten proteger la integridad de su institución, asegurando que se identifiquen y mitiguen adecuadamente los riesgos asociados a cada cliente, garantizando así la estabilidad y confianza en el sistema financiero.

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Redacción: Luisa Caicedo

Fuente: Guía de la OCDE de debida diligencia para una conducta empresarial responsable