La facturación electrónica ha experimentado un crecimiento significativo en Colombia, con más de 10 millones de facturas generadas diariamente. Estas facturas corresponden a transacciones por la venta de bienes o servicios. Este logro no ha sido fácil, los facturadores han tenido que superar numerosos obstáculos y adaptarse a nuevas regulaciones.

La facturación electrónica en Colombia, reconocida oficialmente en 1995, ha evolucionado significativamente. Aunque inicialmente se utilizaba principalmente en el sector financiero, su uso se ha extendido a todas las industrias gracias a las regulaciones establecidas en 2007 y 2015. 

Hoy en día, la facturación electrónica es una herramienta esencial para las empresas, ofreciendo beneficios como la reducción de costos, la mejora del servicio al cliente y la simplificación de los procesos administrativos.

Beneficios de la Facturación Electrónica:

La facturación electrónica tiene varias ventajas significativas que la hacen una opción atractiva para las empresas de todos los tamaños. Veamos algunos de los beneficios más destacados:

• Soporta las transacciones de ventas de bienes o prestación de servicios. 
• Acceso a nuevos servicios como declaraciones sugeridas y devoluciones automáticas. 
• Información en tiempo real de las transacciones comerciales. 
• Agilidad en los trámites con la DIAN.
• Eficiencia: automatiza muchos de los procesos manuales asociados con la facturación tradicional.
• Reducción de Errores: reduce la posibilidad de errores humanos
• Ahorro de Costos: Elimina la necesidad de papel, impresión y envío postal.
• Sostenibilidad Ambiental: la facturación electrónica es una opción más ecológica que la facturación tradicional.
• Acceso y Recuperación Fácil de Documentos: Las facturas electrónicas se pueden almacenar y recuperar fácilmente, lo que facilita el seguimiento y la gestión de las facturas.
• Mejora en el Servicio al Cliente: Con la facturación electrónica, los clientes pueden recibir y pagar sus facturas de manera más rápida y conveniente, lo que puede mejorar la satisfacción del cliente.

¿Quiénes deben facturar electrónicamente? 

Según el Artículo 7 de la Resolución 000165 de 2023, todo responsable de facturar, deberá hacerlo electrónicamente. Se encuentran obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente por todas y cada una de las operaciones que realicen, los siguientes sujetos:

• Personas Jurídicas. 
• Los responsables del Impuesto sobre las Ventas (IVA). 
• Los responsables del Impuesto Nacional al Consumo (INC). 
• Personas Naturales que superen los ingresos brutos de 3500 Unidades de Valor Tributario (UVT), o estén dentro de los requisitos del artículo 437 del Estatuto Tributario. 
• Los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el Régimen Simple de Tributación (SIMPLE). 
• Comerciantes, importadores, tipógrafos y litógrafos (Decreto 358 de 2020 Artículo 1.6.1.4.2) 
• Personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la DIAN.

Barreras en la Expedición de Facturas Electrónicas:

A pesar del progreso, existen barreras que pueden dificultar el proceso de expedición de facturas electrónicas. A continuación, se presentan algunas de las situaciones más comunes:

• Solicitud de Información Innecesaria: Algunos facturadores solicitan al comprador más información de la necesaria para expedir la factura electrónica.
• Retraso en la Expedición: En algunos casos, la factura electrónica no se expide inmediatamente, indicando que la enviarán horas o días después al correo electrónico del comprador.
• Requerimiento de Documentación Adicional: Se solicita documentación como RUT, certificado de existencia, copia del documento de identidad, entre otros.
• Costo Adicional por Factura Electrónica: Algunos establecimientos indican que, por expedir factura electrónica, la compra tiene un valor adicional.
• Limitaciones en el Formato de la Factura: Algunos establecimientos indican que solo manejan el formato PDF de la factura electrónica y que no pueden enviar el XML.
• Factura a Nombre de Consumidor Final: Se solicita la expedición de la factura con los datos del comprador y la generan a nombre de consumidor final (NIT 222 222 222 222).
• Expedición del Tiquete de Máquina Registradora POS: En lugar de expedir una factura electrónica, se expide un tiquete de máquina registradora POS.
• Registro en Página Web: Se exige el registro en una página web como condición para la expedición de la factura electrónica.

Datos Necesarios para la Facturación Electrónica:

Para solicitar una factura electrónica, el comprador sólo necesita proporcionar los siguientes datos:

• Nombres y apellidos o razón social.
• Número de cédula o NIT.
• Un correo electrónico al que se pueda enviar la factura electrónica.

La facturación electrónica es un avance significativo que facilita las transacciones comerciales y contribuye a la eficiencia de las empresas. Sin embargo, es importante estar consciente de las posibles barreras y saber cómo manejarlas.

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Por: Luisa Caicedo

Fuente: https://micrositios.dian.gov.co/sistema-de-facturacion-electronica/factura-electronica/