Conocer a las contrapartes de una empresa, ya sean clientes, proveedores, competidores o colaboradores, se convierte en un paso fundamental hacia el éxito. Este artículo explora la importancia de conocer a las contrapartes, y cómo este conocimiento puede convertirse en una herramienta vital para impulsar el crecimiento y la prosperidad en cualquier ámbito empresarial. No se trata únicamente de identificar quiénes son estas contrapartes, sino de comprender a fondo sus necesidades, expectativas y motivaciones.

Es importante resaltar que cada contraparte tiene un papel único e invaluable en la dinámica empresarial. Los clientes, siendo el motor de las ventas, proporcionan una fuente invaluable de retroalimentación para mejorar productos y servicios. Los proveedores, en su papel de socios esenciales, garantizan la calidad y la eficiencia de los productos y servicios y los colaboradores abren la puerta a oportunidades para proyectos conjuntos y alianzas estratégicas.

¿Qué son las contrapartes?

La Superintendencia de Sociedades define a la contraparte como: cualquier persona natural o jurídica que mantenga vínculos comerciales, de negocios, contractuales o jurídicos de cualquier índole con la empresa. Estos vínculos pueden abarcar una amplia gama de interacciones, desde transacciones comerciales y acuerdos contractuales hasta relaciones laborales y asociaciones estratégicas. 

Las contrapartes pueden ser internas o externas a la organización; entre las contrapartes internas se encuentran los asociados y empleados, quienes desempeñan roles vitales en las operaciones diarias y la toma de decisiones estratégicas de la empresa. Las contrapartes externas incluyen a los clientes, que son el núcleo del negocio y cuya satisfacción es esencial para el éxito de la empresa; los contratistas, que proporcionan servicios especializados; y los proveedores, que suministran los productos necesarios para las operaciones de la empresa. 

Tipos de contrapartes:

Como lo hemos venido mencionando, las contrapartes de una empresa son todas las entidades o individuos con los que una empresa interactúa en el curso de sus operaciones. Dentro de ellas están:

• Clientes: Son los consumidores de los productos o servicios de la empresa. Su satisfacción y lealtad son esenciales para el éxito de la empresa.
• Proveedores: Una buena relación con los proveedores puede llevar a mejores precios, términos de pago y calidad del producto.
• Competidores: Conocer a los competidores ayuda a una empresa a diferenciarse y a mantenerse competitiva en el mercado.
• Colaboradores: Pueden ser otras empresas, instituciones o individuos con los que la empresa trabaja en proyectos conjuntos o alianzas estratégicas.
• Empleados: Son las personas que trabajan para la empresa. Su habilidad, dedicación y satisfacción pueden tener un gran impacto en el éxito de la empresa.
• Inversores: Pueden ser accionistas en una empresa pública, inversores de capital privado, o incluso bancos que proporcionan préstamos.
• Reguladores: Son las entidades gubernamentales que establecen las reglas y regulaciones que la empresa debe seguir.

Conocimiento de contrapartes o Debida Diligencia:

La Debida Diligencia se emplea para conceptos que impliquen la investigación de una empresa o persona previa a la firma de un contrato o una ley con cierta diligencia de cuidado. Puede tratarse de una obligación legal, pero el término comúnmente es más aplicable a investigaciones voluntarias. 

Las empresas pueden identificar, prevenir, mitigar riesgos. Cuando hacemos referencia a debida diligencia LA/FT nos referimos a una investigación que les brinda a las compañías un conocimiento previo de sus clientes, proveedores o empleados, lo cual ayuda a las empresas a identificar, prevenir y mitigar riesgos. 

Para conocer a las contrapartes, las entidades deben implementar medidas de “Debida Diligencia” que sean razonables y que estén basadas en el riesgo y su materialidad, estas medidas básicas pueden incluir:

• Identificación y verificación: Es esencial identificar y verificar la identidad de la contraparte y del beneficiario final para evitar fraudes o malentendidos.
• Conocimiento de la estructura de propiedad: En caso de que la contraparte sea una persona jurídica, es importante conocer su estructura de propiedad para entender quién toma las decisiones y quién se beneficia de ellas.
• Comprensión de la relación comercial: Es de vital importancia entender y documentar el carácter de la relación comercial. Esto implica conocer los términos del acuerdo, las expectativas de ambas partes y cualquier otra información relevante.
• Seguimiento y monitoreo continuo: La relación con la contraparte debe ser monitoreada de manera continua para detectar cualquier cambio o problema potencial a tiempo.

¿A qué contrapartes se debe realizar la debida diligencia?

• Personas que representan un mayor riesgo: Esto puede incluir a aquellas que tienen un alto volumen de transacciones, operan en sectores o países de alto riesgo, o han sido objeto de investigaciones o sanciones previas
• Personas Expuestas Públicamente (PEP): Estas son individuos que ocupan o han ocupado cargos públicos importantes, y realizan funciones en áreas como la dirección general de formulación de políticas institucionales, la adopción de planes, programas, proyectos, y el manejo directo de bienes o valores del Estado.
• PEP extranjeros y de organismos internacionales: La Debida Diligencia ampliada también debe extenderse a las PEP extranjeras y a las que pertenecen a organismos internacionales, debido a su potencial exposición a riesgos de corrupción.
• Todas las empresas que desarrollen actividades con activos virtuales como las criptomonedas, deben estar sujetas a la debida diligencia ampliada.

Herramientas para el conocimiento de contrapartes:

• Formulario Digital de Conocimiento de Contrapartes: Esta herramienta permite recopilar y gestionar información sobre las contrapartes. Incluye campos para datos de identificación, información financiera, relacionamiento con terceros, conocimiento del beneficiario final.
• Debida Diligencia: Este proceso implica la investigación de una empresa o persona antes de firmar un contrato. Ayuda a las empresas a identificar, prevenir y mitigar riesgos.
• Sistema de Información Compartida: Este sistema permite compartir información entre diferentes entidades para un mejor conocimiento de las contrapartes.
• Debidas Diligencias Ampliadas e Intensificadas: Estas diligencias se realizan cuando se identifica un mayor riesgo en la relación con la contraparte.

En Risks International, estamos comprometidos con el crecimiento seguro y sostenible de las empresas. Reconocemos la importancia de conocer a las contrapartes en cualquier transacción comercial. Por eso, hemos implementado el Formulario Digital de Conocimiento de Contrapartes, una herramienta innovadora diseñada para simplificar y optimizar este proceso. Nuestro objetivo es proporcionar a las empresas la información necesaria para tomar decisiones informadas, minimizar los riesgos y maximizar las oportunidades. 

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Autor: Luisa Caicedo

Fuentes:

Circular Externa Superintendencia de Sociedades

https://incp.org.co/publicaciones/infoincp-publicaciones/2021/05/como-conocer-a-la-contraparte/