La optimización de procesos se ha convertido en una necesidad esencial para las empresas que buscan mejorar su eficiencia y competitividad. La gestión de contrapartes es un proceso que ha requerido una gran cantidad de papeleo y tiempo, lo que puede resultar en retrasos y errores. Sin embargo, con la llegada de los formularios digitales, las organizaciones ahora tienen la oportunidad de simplificar y acelerar este proceso, mejorando así su rendimiento y rentabilidad. 

En este artículo, veremos cómo los formularios digitales están revolucionando la gestión de contrapartes, cómo la implementación de estos formularios puede ayudar a optimizar los procesos empresariales, reduciendo el tiempo y los recursos necesarios para la gestión de contrapartes y discutiremos algunas de las ventajas de los formularios digitales. 

¿Qué es el Formulario Digital de Conocimiento de Contrapartes?

El Formulario Digital de Conocimiento de Contrapartes es una herramienta innovadora que está transformando la forma en que las empresas gestionan sus relaciones comerciales con sus contrapartes, que pueden ser clientes, proveedores, empleados, entre otros. Este formulario digital es una parte integral de los procesos de “Conozca a su Cliente” (KYC), prevención de Lavado de Dinero y Anticorrupción.

El formulario solicita una variedad de información, incluyendo datos de identificación, información financiera, origen de los recursos, relacionamiento con terceros, conocimiento del beneficiario final, declaraciones de PEP e información de PEP, declaración de origen de recursos, declaración de activos en el exterior, declaración de manejo de moneda extranjera, entre otros. Esta información es crucial para garantizar que las empresas cumplen con las regulaciones pertinentes y mantienen relaciones comerciales legítimas y transparentes.

Importancia de conocer a las contrapartes:

El uso de formularios digitales permite a las empresas cumplir con varias normativas, como las normas en prevención LAFT, protección de datos y autorización, seguridad de la información, normas OEA y BASC. Al digitalizar este proceso, las empresas pueden mejorar la eficiencia, reducir errores y garantizar un mayor cumplimiento de las regulaciones.

Características:

El servicio de Formulario Digital de Conocimiento de Contrapartes de Risks International ofrece una serie de características clave que ayudan a las empresas a gestionar sus relaciones comerciales de manera eficiente y segura:

• Validación automática de los formularios: El servicio proporciona una validación automática de los formularios, lo que ayuda a garantizar que la información proporcionada es precisa y completa. Esta característica es esencial para evitar errores e inconsistencias que podrían llevar a problemas legales o de cumplimiento.
• Gestión de documentos: Permite a las empresas gestionar todos los documentos relacionados con sus contrapartes de manera eficiente. Esto incluye la capacidad de almacenar, buscar y recuperar documentos de manera rápida y fácil, lo que puede ahorrar tiempo y mejorar la productividad.
• Declaraciones: El servicio facilita la realización de diversas declaraciones necesarias para el cumplimiento normativo. Esto puede incluir declaraciones de origen de fondos, declaraciones de cumplimiento de políticas de la empresa, entre otras.
• Protección de datos: El servicio cumple con las normas de protección de datos, garantizando que la información personal de las contrapartes se maneja de manera segura y confidencial.
• Firma integrada: Incluye una función de firma integrada, lo que facilita la autenticación y la aprobación de los formularios. Esto puede ayudar a garantizar la integridad de los datos y proporcionar un registro de auditoría claro.

Este servicio es una herramienta valiosa para cualquier empresa que busque optimizar sus procesos de gestión de contrapartes y cumplir con las regulaciones pertinentes.

Beneficios:

El servicio de Formulario Digital de Conocimiento de Contrapartes proporcionará numerosos beneficios a las empresas en términos de cumplimiento de normativas y seguridad. 

• Prevención LAFT (Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo): Este servicio puede ayudar a las empresas a implementar políticas y procedimientos robustos para detectar, prevenir y reportar actividades sospechosas de Lavado de Dinero y Financiamiento del Terrorismo. 
• Protección de datos y autorización: El servicio puede ayudar a las empresas a cumplir con las leyes y regulaciones de protección de datos.
• Seguridad de la información: El servicio puede ayudar a las empresas a proteger su información y sistemas de TI contra amenazas de seguridad. 
• Normas OEA (Operador Económico Autorizado) y BASC (Business Alliance for Secure Commerce): El servicio puede ayudar a las empresas a cumplir con estas normas internacionales de seguridad y gestión de la cadena de suministro. 
• Integración con otros sistemas: Este servicio puede integrarse con otros sistemas de información a través de APIs (Interfaces de Programación de Aplicaciones) y servicios web

¿Qué datos diligencia la contraparte en el formulario?

Crezca de forma segura conociendo a sus contrapartes con datos y obtenga las declaraciones que le permitirán estar más tranquilo, con nuestro proceso de formulario, no genera fricción con sus contrapartes. 

• Datos de Identificación: Esta sección recopila información básica sobre la contraparte, como su nombre completo, dirección, número de identificación, nacionalidad, fecha de nacimiento, entre otros
• Información Financiera y Origen de Recursos: Aquí, la contraparte proporciona detalles sobre su situación financiera, incluyendo ingresos, activos, pasivos, y la fuente de sus recursos. 
• Relacionamiento con terceros: En esta sección, la contraparte debe declarar cualquier relación comercial o personal significativa con terceros. 
• Conocimiento de Beneficiario Final: La contraparte debe declarar quién es el beneficiario final de las transacciones o actividades comerciales. 
• Declaración de PEP e Información de PEP: La contraparte debe declarar si ellos mismos, o cualquier persona con la que tengan una relación cercana, es una PEP. 
• Declaración de Origen de Recursos: La contraparte debe declarar el origen de los recursos que utiliza en sus transacciones o actividades comerciales.
• Declaración de Activos en el Exterior: La contraparte debe declarar si posee activos en el exterior.

En Risks International, estamos comprometidos con el crecimiento seguro y sostenible de las empresas. Reconocemos la importancia de conocer a las contrapartes en cualquier transacción comercial. Por eso, hemos implementado el Formulario Digital de Conocimiento de Contrapartes, una herramienta innovadora diseñada para simplificar y optimizar este proceso.

Nuestro objetivo es proporcionar a las empresas la información necesaria para tomar decisiones informadas, minimizar los riesgos y maximizar las oportunidades.

Deje atrás el papel y cambie a nuestro formulario digital de contrapartes

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Autor: Luisa Caicedo