El papel del Oficial de Cumplimiento es esencial para garantizar el cumplimiento de las regulaciones y la mitigación de los riesgos asociados con las PEP. A través de la implementación de procedimientos efectivos y sistemas de gestión de riesgos, las organizaciones pueden protegerse contra el Lavado de Activos y la financiación del terrorismo.

De acuerdo con el Capítulo IV del Título IV de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia, el Oficial de Cumplimiento tiene un papel crucial en la administración y control del riesgo. Este profesional es el encargado de garantizar el funcionamiento efectivo, eficiente y oportuno de las etapas que conforman el Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo (SARLAFT).

Identificación de PEP:

En concordancia con las regulaciones sobre las Personas Expuestas Políticamente (PEP), el Oficial de Cumplimiento debe diseñar procedimientos y establecer mecanismos que permitan identificar si un cliente o potencial cliente:

1. Detenta la calidad de PEP.
2. Tiene una sociedad conyugal de hecho, o de derecho con una PEP.
3. Es familiar hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad y primero civil de una PEP.

Además, estos mecanismos deben permitir identificar al beneficiario final de un cliente y/o potencial cliente que detente la calidad de PEP.

Medidas para el Conocimiento de los Clientes:

En concordancia con la Recomendación 12 del Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI), el Decreto 830 de 2021 y la Directiva Presidencial 1 de 2022, deben existir medidas para el conocimiento de estos clientes:

1. Contar con sistemas apropiados de gestión de riesgo para determinar si el cliente o el beneficiario final es una persona expuesta políticamente.
2. Obtener la aprobación de la alta gerencia para establecer (o continuar, en el caso de los clientes existentes) dichas relaciones comerciales.
3. Tomar medidas razonables para establecer la fuente de riqueza y la fuente de los fondos.
4. Llevar a cabo un monitoreo continúo intensificado de la relación comercial.
5. Contar con sistemas apropiados de gestión de riesgo para determinar si el cliente o el beneficiario final es una persona expuesta políticamente.

Funciones del Oficial de Cumplimiento en relación con las PEP:

El Oficial de Cumplimiento es un funcionario de nivel gerencial. Sus funciones principales en relación con las PEP incluyen:

1. Diseño e Implementación de Procedimientos: El Oficial de Cumplimiento es responsable de diseñar e implementar políticas y procedimientos internos de cumplimiento. Esto incluye la creación de mecanismos para identificar a las PEP.
2. Supervisión del Cumplimiento: El Oficial de Cumplimiento supervisa el cumplimiento de las regulaciones aplicables y garantiza que la empresa opere dentro de los límites legales. Esto implica asegurar que se sigan los procedimientos y controles establecidos para identificar a las PEP.
3. Gestión de Riesgos: Debe contar con sistemas apropiados de gestión de riesgo para determinar si el cliente o el beneficiario final es una persona expuesta políticamente.
4. Comunicación y Formación: El Oficial de Cumplimiento también tiene la responsabilidad de comunicarse con el personal y los empleados a través de canales de denuncia. Esto puede incluir la formación de los empleados sobre cómo identificar a las PEP y qué hacer cuando se identifica a una.
5. Investigación de Irregularidades: Si se identifica una posible PEP o se detecta una actividad sospechosa, el Oficial de Cumplimiento puede ser responsable de investigar las irregularidades.

La LÍNEA ÉTICA de Risks International es el canal de denuncias dispuesto para que los empleados, clientes, proveedores y otras partes interesadas puedan reportar de manera confidencial y, si lo desean, anónima, cualquier comportamiento o actividad sospechosa y cualquier relación con Personas Expuestas Políticamente (PEP).

Requisitos mínimos para ser designado como Oficial de Cumplimiento:

Para ser designado como Oficial de Cumplimiento, dada la delicadeza de la información manejada y el alto riesgo de la posición, se deben cumplir los siguientes requisitos mínimos:

1. Capacidad para tomar decisiones de gestión de riesgo LA/FT/FPADM y comunicación directa con la junta directiva o el máximo órgano social.
2. Conocimientos en administración de riesgos y comprensión del giro ordinario de las actividades de la empresa.
3. Apoyo de un equipo humano y técnico, acorde al riesgo LA/FT/FPADM y tamaño de la empresa.
4. No pertenecer a la administración, órganos sociales, revisoría fiscal, auditoría interna o funciones similares.
5. No actuar como Oficial de Cumplimiento en más de diez empresas. Debe certificarse y verificarse que no actúa en empresas competidoras.
6. En caso de no estar vinculado laboralmente a la empresa, demostrar cumplimiento de las medidas mínimas de Debida Diligencia.
7. En grupos empresariales o situaciones de control declaradas, el Oficial de Cumplimiento puede ser el mismo para todas las empresas del grupo.
8. Estar domiciliado en Colombia.

Risks International ofrece el servicio de Oficial de Cumplimiento tercerizado para ayudar a las empresas a gestionar eficazmente sus riesgos de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT).  Este servicio proporciona un experto en cumplimiento normativo, supervisa la aplicación de políticas y procedimientos, y fortalece el sistema de gestión de riesgos asociados con las Personas Expuestas Políticamente (PEP).

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Por: Luisa Caicedo

Fuentes: 

Perspectivas de las Personas Expuestas Políticamente -PEP- a partir del ejercicio de la supervisión (Superintendencia Financiera de Colombia)

https://www.ceupe.com/blog/oficial-de-cumplimiento.html